Inhoudsopgave
    

Alsnog een papierloos kantoor?
David Lemereis
door David Lemereis
leestijd: 5 min

Evernote werd vijf jaar geleden in Nederland geïntroduceerd. Nu werken maar liefst ruim één miljoen Nederlanders met de notitie-app. Hoe is het mogelijk dat een digitaal notitieblok onze werkplek zo snel veroverde?

De kans is groot dat jij Evernote gebruikt. Zes procent van alle Nederlanders gebruikt het programma. Tweederde daarvan gebruikt het voor zijn werk. Geen wonder, want Evernote bood vanaf dag één in zijn meest eenvoudige vorm als digitaal notitieblok één feature waar iedereen op zat te wachten. Via de cloud waren namelijk al je notities op al je apparaten van je PC tot je smartphone en tablet gesynchroniseerd.

Ondertussen is Evernote uitgegroeid tot een complete digitale werkplek in de cloud waar je je teksten, bookmarks, foto’s, notities, audio-aantekeningen, recepten, knipsels, ingescande bonnetjes en noem het maar op verzamelt. Op zich niet bijzonder maar wat Evernote zo krachtig maakt, is dat op het moment van verzamelen het geen enkele speciale organisatie van jou vereist om het later makkelijk terug te vinden. Evernote maakt van je ingescande, handgeschreven notities doorzoekbare tekst, herkent een adres ook daadwerkelijk als een adres, weet wanneer een upload om een foto gaat en plaatst recepten in de juiste rubriek. Dankzij slimme technologie kan je die ene notitie jaren later toch weer makkelijk terug vinden.

Voor werk en privé

De startup is zijn pijlen meer gaan richten op samenwerken. Zo introduceerde Evernote onlangs de mogelijkheid om je notities met één druk van de knop, zoals in PowerPoint, als dia’s tijdens een vergadering te presenteren. Je collega’s kunnen ondertussen meteen de notities die je presenteert aanpassen. Later dit jaar kan je met je partner thuis of je collega op werk via Evernote ook chatten en hoef je niet meer te whatsappen over het boodschappenlijstje in Evernote. Het is alsof Evernote precies voor ons gemaakt is en dat blijkt ook het geval te zijn.

"Evernote is niet het resultaat van marketingonderzoek met de hoop een product te maken dat je aan miljoenen mensen wereldwijd kan verkopen", zegt Cristina Riesen, de in Zwitserland gestationeerde general manager van Evernote EMEA. "Evernote was voor ons gemaakt door een groep mensen die gefrustreerd was met de organisatie van de massale hoeveelheid kennis en informatie om hen heen. Het is een visie om de best mogelijke werkplek te creëren op een manier waarbij technologie een natuurlijke extensie van je behoeftes is. Technologie moet niet voor je denken maar het moet er wel zijn wanneer je het nodig hebt. We noemen het augmented intelligence."

Volgens Riesen is dat hard nodig omdat ons privé- en werkleven de laatste tien jaar door allerlei ontwikkelingen niet meer van elkaar te scheiden zijn. "We werken niet meer van 9 tot 5. We combineren steeds vaker ons privéleven met werk en vice versa. Dat betekent niet dat we harder werken. We werken gewoon slimmer."

Flexibeler werken

Steeds meer bedrijven geven hun werknemers de flexibiliteit om hun dag zelf in te delen. Riesen ziet dat als het tijdperk van vertrouwen. "Je zit niet meer op het kantoor terwijl je baas de hele tijd over je schouder meekijkt of je wel aan het werk bent. Als je je kind onverwacht van school moet halen en je bent bang dat je baas daar moeilijk over gaat doen dan levert dat alleen maar stress op. Dat komt de baas ook niet ten goede. Steeds meer mensen delen zelf hun dagelijks leven in en daarbij kan technologie zoals Evernote een handje helpen."

Startups als Evernote erkennen dat ieder individu anders werkt. "De één is het meest productief in de morgen, de ander 's nachts", zegt Riesen. "De één omgeeft zich het liefst met collega's op het kantoor terwijl de ander in zijn eentje een koffieshop als kantoor prefereert. "Wij komen op maandag kort bij elkaar om ieders doel voor de week kort en krachtig door te nemen. Vervolgens gaat iedereen zijn eigen weg. We hebben dan nog wel meetings door de week maar dat hoeft vaak niet in persoon."

“Ik gebruik Evernote werkelijk voor alles”, gaat Riesen door. "Enerzijds presenteer ik mijn notities tijdens de vergadering met collega’s maar als moeder heb ik ook de rondbellijst met telefoonnummers van de ouders van de kinderen die met mijn kinderen naar school gaan als notitie. Dat is veel makkelijker dan alle adressen in het adresboek van mijn smartphone op te nemen en die ik dan moet gaan zoeken. Ik deel ook allerlei notities over de kinderen met mijn man. Dat geldt ook voor notities van de verbouwing van ons huis. Of het nou gaat om de tekeningen, het meubilair dat we willen aanschaffen of een bonnetje van de loodgieter, ik kan het allemaal zo terug vinden.”

Papier slimmer maken

Als je Riesen zo hoort begin je te denken dat Evernote de haast dertig jaar oude belofte van het papierloze kantoor nu eindelijk wel tot werkelijkheid zal maken. Riesen gelooft daar niet in. “Papier gaat niet verdwijnen, hooguit wordt het minder. Het gevoel van pen op papier is voor veel mensen nog de meest natuurlijke manier. Wat Evernote echter doet is papier slim maken. Als je je geschreven notities met je smartphone scant, dan kan je vijf jaar later nog heel makkelijk die handgeschreven notitie terug vinden omdat Evernote het tot digitale tekst heeft omgezet.”

Evernote beperkt zich al een tijd niet meer alleen tot software. Zo ontwikkelde het samen met Fujitsu de slimme ScanSnap scanner. “Het is een waanzinnige scanner die maar één knop heeft. Je kan er een stapel verschillende papieren in doen, van documenten, visitekaartjes, foto’s en bonnetjes zonder ze te sorteren. Met één druk van de knop scant hij beide kanten in en stuurt deze naar Evernote die herkent dat je 3 visitekaartjes, twee foto’s en vier bonnetjes scande. Het draait allemaal om de werkplek en in de werkplek van de toekomst zijn het dit soort indrukwekkende gereedschappen die ons helpen slimmer te leven en werken."

Auteur

David Lemereis (@auspacker) schrijft al sinds jaar en dag voor Bright en heeft het voorrecht de meeste gadgets uit te pakken in zijn Uitpakparty’s. Van alle gadgets houdt David het meest van robotica, en hij heeft een voorliefde voor wetenschap in al zijn facetten.