Inhoudsopgave
    

Kantoor van de toekomst
Laurens Lammers
door Laurens Lammers
leestijd: 8 min

Papier is nergens meer te vinden, klanten worden ontvangen door een robot en koffie komt uit een apparaat dat expres langzaam is gemaakt: welkom bij Decos, innovatiehuis te Noordwijk en pionier van het Nieuwe Werken.

Op Welkom in de toekomst, het blog van het Noordwijkse automatiseringsbedrijf Decos, staat alles in het teken van de wereld van morgen. "Over 10 jaar leven we in een compleet andere wereld. Dat vooruitzicht vinden we geweldig. Wij houden van technologie!" staat te lezen in het profiel van het blog. In een blogartikel somt een medewerker alle redenen op waarom papiergebruik in het bedrijf is afgeschaft. Met een paar honderd medewerkers bespaart dat al gauw tientallen bomen per jaar. Papierloos werken is ook goedkoper. Kasten zijn verder niet meer nodig, wat weer bespaart op de benodigde vloeroppervlakte. En dan is er ook nog de voorbeeldfunctie. Door geen papier meer te gebruiken, loopt het bedrijf voorop in de wereld waarin het haar diensten aanbiedt. Voor de bedrijfsvoering gebruikt Decos ook haar eigen ICT-oplossingen, waaronder het online documentmanagementsysteem Join en de iPad-app Minute voor digitaal vergaderen.

Decos, een bedrijf gespecialiseerd in software op het gebied van digitaal werken met een omzet van circa 12 miljoen euro per jaar is mogelijk het meest papiervrije bedrijf ter wereld. Papieren vergaderstukken zijn op het hoofdkantoor nergens te vinden. Hetzelfde geldt voor notitieblokjes, kranten of servetjes. Zelfs de toiletten zijn papiervrij gemaakt. Al lukte dat laatste niet helemaal. Naast Japanse 'douche-wc’s' zijn bij Decos nog altijd wc’s met papier te vinden, speciaal voor medewerkers die toch niet zonder kunnen. 

Ingeslagen meteoriet

In 2012 kregen medewerkers van het automatiseringsbedrijf (185 in totaal, waarvan 75 in Nederland en 110 in een vestiging in India) allemaal een iPad van de baas. Als pionier van Het Nieuwe Werken zou Decos het voortaan anders gaan doen. Niet alleen het papiergebruik werd afgeschaft, ook de functie van manager verdween. In de 'connected organization’ van Decos zijn tegenwoordig alleen nog zelfsturende teams te vinden die zelf besluiten nemen en mogen bepalen waaraan ze willen werken. Doelen van teams worden daarbij bijgehouden in een voor iedereen toegankelijke tool en portal. Drie jaar geleden verdween ook de receptioniste bij het bedrijf. In plaats daarvan wordt nu een kleine robot ingezet die doet denken aan de droids uit Star Wars. 

Een jaar eerder, in 2011, opende Decos een fraai nieuw hoofdkantoor op een industrieterrein in Noordwijk pal naast het Europees Centrum voor Ruimteonderzoek en Technologie. Op een door rode kiezels tot Marslandschap omgevormd stuk terrein was een zeer futuristisch ogende constructie verrezen (kosten: 6,1 miljoen euro, inclusief de grond) in de vorm van een grote ingeslagen meteoriet. Al werd de vorm niet door iedereen direct herkend en vergeleek een journalist van NRC-Handelsblad het gebouw met een kruising tussen een enorme iPad en de woning van een groep kolonisten op Mars. De opvallende constructie doet volgens Decos echter precies waarvoor het nieuwe kantoor werd gebouwd: het verbeelden van de eigen technologie en de openheid van het bedrijf naar de buitenwereld toe. Dit alles in een tastbaar gebouw met veel schermen en touchscreens erin en vergaderplekken achter grote glazen wanden. 

Continu vernieuwen

Innovatiehuis, zo wil het in 1987 opgerichte Decos het liefst genoemd worden, liever nog dan software-, automatiserings- of IT-bedrijf. "De benaming innovatiehuis sluit meer aan bij wat wij doen", zegt Roel Noort (37), hoofd van de innovatiedivisie. "Dat neemt niet weg dat daar ook een heleboel automatisering bij plaatsvindt. We zijn expert op het gebied van informatie- en documentmanagement en bedenken oplossingen op het gebied van mobiliteit. As je continu wilt vernieuwen, sluit een term als innovatie daar beter op aan. We vragen ons voortdurend af: hoe kan de toekomst er uit gaan zien? Innovatie zit in ons DNA. Door onszelf innovatiehuis te noemen, willen we dat benadrukken." De belangrijkste opdrachtgevers zijn gemeenten. Ruim een kwart van alle Nederlandse gemeenten is klant van Decos. Ook KPN is klant.  

Hoe papierloos zijn Nederlandse bedrijven en organisaties eigenlijk al. Is daar wel eens onderzoek naar gedaan?  

"Bedrijven zijn nog lang niet zo gedigitaliseerd als zou moeten. Een Nederlandse kantoormedewerker verbruikt jaarlijks nog altijd een kwart boom aan papier. Dat is al beter dan in Duitsland, waar kantoormedewerkers het dubbele verbruiken. Ten opzicht van Duitsland kun je zeggen: Nederlandse bedrijven doen het goed. Maar nog lang niet zo goed als het zou kunnen. Een Decos-medewerker verbruikt 0,0 boom per jaar. Dat kan ook."

Worden medewerkers van Decos nog wel eens betrapt op het gebruik van papier? 

"Ja, al gebeurt dat maar heel zelden. Anderhalf jaar geleden werd onze CEO nog betrapt op het tekenen van een papieren contract. Als ludieke actie heeft hij vervolgens een dagje meegedraaid op de eerstelijns supportafdeling. Iedereen die nog ergens papier ziet, kan dit verder melden op een besloten Facebookpagina voor alle medewerkers. Dat werkt heel leuk. Zo zie je opmerkingen van medewerkers die collega's erop hebben betrapt nog een papieren krant te lezen. Op de pagina verschijnen daarnaast foto's van opvallende zaken, zoals de computer van een klant waarop een tekst is geschreven op de witte rand van de monitor. Ook zo kun je papier besparen. Medewerkers trekken zaken waar het bedrijf voor staat zelfs door tot in hun privéleven. Bijvoorbeeld door op trainingen te proberen volledig papierloos te werken. En door anderen over te halen geen flipover meer te gebruiken."

Een kopietje maken is bij Decos knap lastig, ondervond Merijn in Bright TV (maandag 21:30, RTLZ)
Een kopietje maken is bij Decos knap lastig, ondervond Merijn in Bright TV (maandag 21:30, RTLZ)

Maakt papierloos werken mensen eigenlijk ook creatiever en zijn daar praktische voorbeelden van te geven in jullie dagelijkse werkpraktijk?

"Nog niet alles is klaar om papierloos te worden gedaan. Dat maakt mensen zeker creatiever, omdat ze een alternatief moeten vinden voor het gebruik van papier. Hoe doen ze het dan wel? Door te kijken naar de mogelijkheden van een iPad. Vanuit die gedachte is Minute ontstaan, een app die we hebben gemaakt om digitaal te kunnen vergaderen. Met Minute kunnen gebruikers alle notities die worden gemaakt tijdens een vergadering automatisch met elkaar delen. Gemaakte notities hoeven daardoor nooit meer achteraf te worden bijgewerkt, wat veel extra werk scheelt. Gebruikers kunnen daarnaast gelijktijdig samenwerken aan agenda's, presentaties, notulen en documenten. Een iPad wordt zo ineens een goed hulpmiddel." 

Ik las dat Decos ook papieren post terugstuurt naar de afzender. En dat jullie zelfs leveranciers hebben vervangen die papieren post bleven sturen. Klopt dat?

"Klopt. Sommige leveranciers zijn daardoor nu toch om en sturen ons geen papieren post meer. Dat is toch leuk om te zien. Een plaatselijke kaasspecialist waar we altijd onze lunch bestellen, wilde per se een fax met onze bestelling ontvangen. Een faxapparaat hebben we al jaren niet meer. Inmiddels heeft het bedrijf onze 'fax'-bestellijst omgezet naar e-mail. Onze principes gelden ook voor alle bedrijven: zonder mailadres kunnen we er geen zaken mee doen." 

Op jullie blog Welkom in de Toekomst doen Decos-medewerkers allerlei voorspellingen. Een voorspelling is dat veertig procent van de beroepen in 2020 nu nog niet bestaat. Wat voor beroepen zijn dat dan? 

"Het zullen vooral banen in de automatisering zijn. Banen ook waar meer empathie en intelligentie voor nodig zijn. Die banen zijn er nu nog niet, dus zijn er ook nog geen opleidingen voor. Het gaat met kleine stapjes, maar de veranderingen zijn overal te zien. Daarbij zijn ook vergelijkingen met vroeger te trekken. Ooit was er een beroepsgroep bestaande uit vrouwen die administratieve gegevens in een soort van spreadsheet moesten invoeren. Zo'n vrouw werd letterlijk een computer genoemd. Het was de naam van een beroep of functietitel. Die titel bestaat niet meer, omdat de mainframe werd uitgevonden en iedereen nu thuis een computer heeft. Net als toen, zullen er in de toekomst functies verdwijnen. Vooral in de logistiek, waar circa veertig procent van de beroepsbevolking in werkt. Vrachtwagenchauffeurs, taxichauffeurs, buschauffeurs zullen allemaal verdwijnen. Vracht- en personenauto's gaan geheel zelfstandig rijden."

Decos-ceo Paul Veger is virtueel aanwezig
Decos-ceo Paul Veger is virtueel aanwezig

Mobiliteit is ook een belangrijk thema bij Decos. Elektrisch rijden bijvoorbeeld wordt door jullie aangemoedigd. Jullie app Flo geeft ook inzicht in iemands rijgedrag. Wanneer werd mobiliteit een thema van Decos?

"Dat was in 2002. In dat jaar brachten we een nieuw product op de markt, Cartracker genaamd. Dat is een kastje of soort black box die je in de auto inbouwt. Bedrijven kunnen daarmee digitaal bijhouden waar alle auto's uit het wagenpark zijn en waar ze zijn geweest. Het is een realtime tracker die ook echt actueel is. De kaart waarop alle auto's te zien zijn, wordt elke vijf seconden ververst. Flo is niet hetzelfde product als Cartracker maar heeft wel dezelfde doelstelling. De app moet van iedereen die rijdt een betere chauffeur maken door efficiënter en zuiniger te gaan rijden. Dat is zowel goed voor het milieu als voor de portemonnee. Door rustiger te rijden, rij je daarnaast een stuk veiliger. Uiteindelijk willen we hiermee ook elektrisch rijden bevorderen. Mensen moeten zich beter bewust worden van de voordelen daarvan. Met Flo kun je zoiets bereiken."

Zo'n tien procent van jullie budget voor innovaties wordt in robotica gestoken. Wat is jullie doel hierbij en ontwikkelen jullie ook complete robots?

"Nee, alleen de software hiervan. Als automatiseringsbedrijf ontkom je er niet aan om ook zelf dingen op het gebied van robotica te ontwikkelen. Dan bedoel ik echter niet een nieuw type robotstofzuiger, wel een nieuw type robot met menselijke interacties. We hebben nu bijvoorbeeld een receptierobot. Deze robot laat mensen binnen, brengt ze naar de kantine en stuurt een melding naar een medewerker dat een klant is gearriveerd en kan worden opgehaald. Praten doet de robot niet, wel geeft hij via geluidjes en animaties zijn gemoedstoestand weer. Communiceren doet hij alleen via teksten op een touchscreen. In de toekomst moet hij ook een jas kunnen ophangen, koffie kunnen zetten en de lift kunnen bedienen. Dat laatste is al mogelijk. In de praktijk maken we daar alleen nog geen gebruik van. In principe moet de robot ook allerlei interacties met zijn omgeving hebben."

De receptierobot
De receptierobot

Hoe reageren bezoekers op de receptierobot?

"Heel leuk. Ze vinden de robot wel bij ons passen en een leuke gimmick. Het is alleen niet zo dat ze hem beter vinden werken dan een gewone receptioniste. Een echte gastvrouw doet het altijd beter. Al wordt de robot elk kwartaal een stukje slimmer. Zie ook de spraakassistenten voor smartphones, zoals Siri of Cortana. De interactie wordt meer een vraag- en antwoordspelletje tussen twee partijen. Robots kunnen ons daarbij leren hoe interacties eruit komen te zien als software intelligenter wordt."

Hoe is moderne technologie verwerkt in jullie hoofdkantoor. Dus in het gebouw zelf? 

"Het gebouw is heel energiezuinig door de inbouw van een zeer efficiënt verwarmings- en koelsysteem. Door het gebruik van veel glas is alles verder zo transparant mogelijk gemaakt. Iedereen kan elkaar zien. Die transparantie wordt ook geboden door het gebruik van technologie. Bij binnenkomst zie je bijvoorbeeld touchscreens en beamers hangen die data projecteren. Dat kan over van alles zijn. Hoeveel gebruikers een bepaald product van ons heeft bijvoorbeeld. Of de verkoopcijfers van een product. Onze bedrijfsresultaten zijn gewoon op beeldschermen te zien."

Is al die technologie voor het Nieuwe Werken ook niet een beetje afschrikkend voor medewerkers? Als het gebouw volhangt met touchscreens moet je ook wel weten waarvoor ze dienen. En robots kunnen teveel afleiden. Kan technologie ook niet het werk belemmeren?

"Ons idee is dat technologie de transparantie van een bedrijf verhoogt. Soms is het handig voor een verkoper om te weten met welke vragen de supportafdeling bezig is. Als je die op een scherm toont, is dat eenvoudig te zien. Vergaderruimtes zijn verder voorzien van Apple TV's. Dat is handig als je met je laptop of iPad iets op een groter scherm wil projecteren. We hebben verder twee koffiezetapparaten voor 75 mensen. Die staan op dezelfde plaats om mensen bij elkaar kunnen brengen. De apparaten werken ook iets langzamer dan normaal. Daardoor hebben mensen meer tijd om gesprekken te voeren over zaken die belangrijk zijn, zoals het onderwerp van een vergadering. Onze technologie zorgt er verder voor dat mensen zoveel en zo goed mogelijk kunnen samenwerken en niet met techniek aan het stoeien zijn."

Vorig jaar was Decos medeorganisator van de Mars Rover Test Drive. Was dat eenmalig of worden er de komende jaren meer robots uitgetest op jullie buitenterrein?

"We hebben een goede relatie met ruimtevaartorganisatie ESTEC, onze buurman op het Space Business Park. Ze hebben zelf indoors een klein oefenterreintje van vijf bij vijf meter, waar ze hun ruimterobots testen. Qua oppervlakte is dat nogal beperkt. Ons buitenterrein is veel groter en lijkt bovendien op een Marslandschap. Vandaar dat we ESTEC hebben gevraagd om hun robots bij ons uit te proberen. Dit jaar is dat al een keer of vijf gebeurd. Tijdens de Mars Rover Test Drive die we vorig jaar hebben georganiseerd waren verder rijdende Mars Rovers te zien, aangestuurd door Duitse wetenschappers."

Het feit dat Decos middenin een Marsachtig landschap staat, doet dat mensen ook niet denken aan een hopeloze, eenzame missie?

"Nee, voor mij zeker niet. Het landschap is een link met de ruimte, het universum en een betere wereld. In ons hoofdkantoor kun je niet werken als je heel veel papier gebruikt. Zet maar eens een boekenkast neer tegen een schuin oplopende wand zoals hier. Dat lukt niet. Ga dus papierloos werken. Onze omgeving inspireert ons tot anders werken en betekent dus niet: het is moeilijk en we staan er helemaal alleen voor. Integendeel. Het heeft van ons een trekpleister gemaakt. Veel managementteams en organisaties komen hier ook om inspiratie op te doen. Vorige week waren het politieke partijen. Zo creëren we dus telkens weer een nieuwe kans om iets te vertellen over een papierloze wereld en de wereld van morgen."

In Bright TV aanstaande maandag bezoekt Merijn het kantoor van Decos. (21:30 en 23:00 op RTL Z)

Auteur

Laurens Lammers is freelance journalist en schrijft veel over internettechnologie, internetcultuur en beginnende internetbedrijven.